System do obiegu dokumentów HR

Czym jest system obiegu dokumentów HR-owych?

Spis treści

Zależy Ci na tym, aby usprawnić i przyspieszyć proces zatrudniania pracowników w Twojej firmie? Najlepszą opcją jest zdalne podpisywanie umowy i tym samym skrócenie ostatniego etapu rekrutacji. 

Czytaj też: Jak zamienić papierowy dokument na umowę online?

Aby móc skorzystać z możliwości przyspieszenia onboardingu, potrzebny będzie elektroniczny system obiegu dokumentów HR. Czym jest system obiegu dokumentów HR-owych? Na to pytanie odpowiadamy w artykule.

Cykl życia umowy w każdym przedsiębiorstwie obejmuje etapy, przez które muszą przejść wszystkie dokumenty. Składa się między innymi z zapoczątkowania ustaleń biznesowych, stworzenia draftu umowy, negocjacji, zatwierdzenia umowy, podpisania umowy, wypełnienia warunków, archiwizacji, a czasem wymówienia lub przedłużenia. Nierzadko jest to długi i żmudny cykl, ale bardzo ważny. 

Dlaczego? 

Dzięki temu cały proces jest jasny i odpowiednio usystematyzowany. Jak działać szybciej? W jaki sposób pracować efektywniej i wydajniej zarządzać każdym etapem cyklu życia umowy? Czy można usprawnić i przyspieszyć proces podpisywania umów z kandydatami, którzy pomyślnie przeszli rekrutację? 

Najlepszą opcję stanowią nowoczesne rozwiązania technologiczne, czyli usprawnione systemy obiegu dokumentów. Czym jest taki system elektronicznego obiegu dokumentów? Szczegóły znajdziesz poniżej.

Poznaj 5 dowodów na to, że e-umowy są przyszłością biznesu.

Czym jest system obiegu dokumentów?

Czym właściwie jest system elektronicznego obiegu dokumentów? To nic innego jak alternatywa dla ustnej komunikacji, a także dla podpisywania papierowych dokumentów. Standardowe rozwiązania zostały zastąpione przez elektroniczne formularze, a każda wykonana na nich operacja zostaje błyskawicznie zarchiwizowana. 

Taki elektroniczny system obiegu dokumentów HR oraz innych pozwala zarządzać różnego rodzaju umowami przez internet. Wraz z narzędziem otrzymujesz możliwość tworzenia, negocjowania i podpisywania umowy z wybranymi kandydatami w sposób łatwy, bezpieczny – przede wszystkim – szybki.

System obiegu dokumentów to także doskonała opcja dla działów HR – nie tylko dla działu sprzedaży i dyrektorów handlowych. Dzięki platformie możesz szybciej zawierać umowy online, szczególnie jeśli w Twojej firmie pracownicy pracują głównie zdalnie. Zależy Ci na błyskawicznym zamknięciu procesu zatrudnienia? Skorzystaj z elektronicznego systemu obiegu dokumentów HR już teraz! 

Co zyskujesz? Możesz wysyłać umowy do podpisu bezpośrednio z platformy, którą wybierzesz. Po podpisaniu umowy otrzymasz powiadomienie na wskazany adres e-mail. Umowy można podpisywać również SMS-em. Ponadto platforma elektronicznego obiegu dokumentów pozwala tworzyć zestawy danych ze wszystkich umów, a następnie umożliwia ich eksportowanie do zewnętrznych systemów klasy CRM, HCM, ERP.

Wybierz najlepsze narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów online.

Jakie są zalety korzystania z systemu obiegu dokumentów?

Do najważniejszych zalet korzystania z elektronicznego systemu obiegu dokumentów zalicza się skrócony czas tworzenia umów. Jeśli zdecydujesz się na najlepszy system obiegu dokumentów w Polsce, umowę przygotujesz i podpiszesz przez platformę w zaledwie 5 minut!

Kolejną zaletą są dodatkowe funkcje, gwarantujące wygodne korzystanie z systemu. Możesz zawierać umowy przez internet, używając podpisu SMS-em lub tak zwanego podpisu kwalifikowanego. Ponadto platforma pozwala na pracę nad treścią umowy w sposób online z innymi osobami i jednocześnie kontrolować każdy etap, przez który musi przejść dokument online. 

W Pergaminie kupisz mobilny podpis kwalifikowany Asseco SimplySign i zweryfikujesz swoją tożsamość.

Warto zwrócić uwagę na takie narzędzie, które nie tylko oferuje generator szablonów, ale umożliwia także tworzenie własnych szablonów umów. 

Z dodatkowych funkcji systemów obiegu dokumentów wyróżnia się także segregator online znany także jako archiwizator online. To doskonałe rozwiązanie, jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów online. Wszystkie umowy automatycznie zapisują się w e-segregatorze, do którego możesz mieć dostęp w każdej chwili. Dzięki temu dokumenty będą dla Ciebie łatwiej dostępne i szybciej znajdziesz to, czego w danym momencie potrzebujesz. Oczywiście umowy są zgodne z RODO

Który system obiegu dokumentów wybrać?

Zastanawiasz się, który system obiegu dokumentów warto wybrać? Polecamy szczególnie zwrócić uwagę na Pergamin, ponieważ jest to narzędzie, które obejmuje cały proces – od draftu umowy przez negocjacje warunków aż do jej podpisania. Możesz samodzielnie tworzyć szablony umów lub skorzystać z takiej opcji jak Kreator szablonów. Dodatkowo wszystkie dane wybranego kontrahenta bez problemu załadujesz automatycznie, a samą platformę możesz zintegrować z każdym innym systemem, wykorzystując do tego nowoczesne API. Dzięki temu Twoje umowy mogą właściwie tworzyć się same. To nie tylko skraca czas, ale przede wszystkim gwarantuje, że umowa będzie skonstuowana prawidłowo, a dane kontrahenta wpisane poprawnie. 

Pergamin to doskonałe rozwiązanie dla tych firm, którym zależy na skróceniu czasu przygotowania oraz obiegu dokumentów. Cały proces zamykasz kilkukrotnie razy szybciej niż w przypadku standardowej drogi. Taki system obiegu dokumentów świetnie sprawdza się także w przedsiębiorstwach, w których część pracowników pracuje zdalnie. 

Dodatkowe funkcje jak archiwum, e-segregator czy elektroniczne repozytorium stanowią gwarancja porządku w papierach. Nie zwlekaj i już teraz sprawdź aktualnie najlepszy system obiegu dokumentów w Polsce – Pergamin.

Dlaczego warto zdecydować się na podpis hybrydowy?

Na wspomnianej platformie Pergamin możesz podpisywać wszystkie dokumenty z nowym pracownikiem za pośrednictwem podpisu hybrydowego. Dlaczego warto zdecydować się na to rozwiązanie? Chociażby ze względu na zmieniającą się interpretację przepisów prawa pracy. Podpis hybrydowy został stworzony na potrzeby podpisywania umów na odległość. Dzięki temu nie musisz czekać na to, aż nowo zatrudniony pracownik odwiedzi Twoją firmę, aby zapoznać się z treścią i podpisać swoją umowę o pracę. Samą treść umowy nowy pracownik może poznać poprzez platformę Pergamin. Świetną opcję stanowi także możliwość zadawania pytań w komentarzach.

Dodatkowo kandydat nie musi wypełniać swoich danych, aby pracownik HR-u mógł je później nanieść na odpowiednią umowę. Z Pergaminem wszystko trwa krócej, ponieważ kontrahent wpisuje swoje dane bezpośrednio na umowie przez internet. Podpisana przez Pergamin umowa automatycznie zapisuje się w repozytorium firmy. Dokument zostaje bezpiecznie zarchiwizowany i od razu trafia do elektronicznego segregatora.

Zacznij przygotowywać umowy HR-owe online!

Podziel się informacjami z innymi: