Wyzwanie: zarządzanie w uporządkowany sposób różnorodnymi wzorami umów
Podstawą działania Resi4Rent jest system CRM, do którego trafiają dane klientów wynajmujących mieszkania. Każdy najemca otrzymuje od Resi4Rent umowę dopasowaną do wielu warunków, w związku z czym wykorzystywane wzory umów różnią się od siebie i zarządzanie nimi w ustandaryzowany sposób stanowi wyzwanie. W efekcie przygotowanie umowy z wieloma warunkami i zależnymi od nich postanowieniami było czasochłonne i mało wydajne.
Wyzwanie w skrócie:
-
- zarządzanie w uporządkowany sposób różnorodnymi umowami,
-
- wielowariantowość w umowach,
-
- czasochłonny obieg dokumentów.
Rozwiązanie: Pergamin z modułowymi szablonami umów
Resi4Rent podczas najmu mieszkania stawia na digitalizację wszystkich procesów, w związku z tym firma zdecydowała się na wykorzystanie Pergaminu do tworzenia i podpisywania umów z najemcami w formie dokumentowej, pozwalającej na złożenie podpisu za pomocą SMS-a.
Resi4Rent wykorzystuje w Pergaminie rozbudowane szablony umów. Są one w pełni modułowe oraz wielopoziomowe, co pozwala dostosować niemal każdy aspekt dokumentu do sytuacji klienta. Dokumenty łatwo i automatycznie generują się na podstawie wprowadzonych danych. Są do nich odpowiednie postanowienia uwarunkowane np. scoringiem czy też liczbą najemców.
Szablon umowy w Pergaminie umożliwia Resi4Rent stosowanie wielojęzyczności. Umowy mogą być zawierane z obcokrajowcami bez konieczności dodatkowego tłumaczenia dokumentu. Dzięki wykorzystaniu API do umowy dołączane są nieszablonowe załączniki, takie jak np. prezentacja z wyglądem wynajmowanego mieszkania.
Atrium Poland: 10 razy szybszy proces najmu krótkoterminowego
Umowy w Pergaminie generowane są automatycznie. W tym celu połączono platformę z CRM-em wykorzystywanym przez Resi4Rent za pomocą API. Wszystkie dane przyszłych najemców z CRM-u trafiają do Pergaminu, gdzie powstaje umowa. Następnie system wysyła ją do klienta na adres mailowy wskazany w jego zgłoszeniu.
Najemca podpisuje umowę z wykorzystaniem podpisu elektronicznego w formie dokumentowej. Potwierdza swoją tożsamość poprzez kod SMS wysyłany na numer telefonu pobrany z CRM-u Resi4Rent lub wypełniony przez klienta. Firma otrzymuje informację o podpisanej umowie i również dokonuje tej czynności w takiej samej formie. Do umowy dołączany jest certyfikat podpisu oraz pieczęć kwalifikowana Pergaminu, co potwierdza integralność dokumentu.
Korzyści z wprowadzonego rozwiązania:
-
- automatyzacja dokumentów,
-
- bezobsługowy proces,
-
- oszczędność czasu,
-
- pełna digitalizacja procesu zawarcia umowy.
Korzyści wynikające z użycia Pergaminu związane są ze zwiększoną wydajnością i łatwym zarządzaniem umowami, aneksami i porozumieniami. Umowy możemy generować teraz automatycznie na podstawie danych najemców, a Ci otrzymują je na swoją skrzynkę mailową. Taka cyfryzacja procesu zawierania umowy wkrótce może być jedną z najlepszych praktyk w kontaktach z klientami.
Jesteś zainteresowany tworzeniem i podpisywaniem umów online? Zapisz się na darmową konsultację i przekonaj się, jak możemy przyspieszyć Twój biznes!
